Publié le 2020-02-09 dans Tri

Trouver un document précis dans un tas de papiers administratifs peut rapidement s'avérer compliqué. Vous serez donc ravis d'apprendre qu'ils possèdent une durée légale de conservation : par conséquent, il n'est pas nécessaire de tous les garder. Sans compter les avantages de la dématérialisation, si et seulement si vous respectez quelques règles d'organisation, notamment concernant leur tri de façon à pouvoir rapidement les retrouver !

À noter que nous ne verrons ici que les documents les plus courants. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter le site Internet des Services Publics.

Les exigences légales de conservation des papiers administratifs

Le délai légal de conservation des papiers administratifs varie en fonction de leur nature et de leur utilité. En effet, il représente la durée pendant laquelle un document peut servir de preuve devant un tribunal, si vous engagez des poursuites ou si un tiers en mène contre vous : c'est le fameux « délai de prescription ».

Papiers de famille : à vie

Les documents administratifs concernant la famille doivent être conservés à vie : actes d'état civil, actes de naissance, jugements et contrats de divorce ou d'adoption, contrats de mariage, livrets de famille et diplômes. À noter que seules les attestations de versement d'allocations familiales sont valables 5 ans.

En cas de perte, il est toujours possible d'obtenir un duplicata, à l'exception des diplômes. Pour cela, adressez-vous au tribunal (s'il vous faut un jugement de divorce ou d'adoption), à la mairie (pour les actes de naissance et le livret de famille) ou à votre notaire (à l'origine du contrat de mariage).

Les contrats d'assurance, abonnements, factures et loyers : 2 ans

Les quittances, courriers de résiliation, preuve d'un quelconque règlement, avis d'échéances, etc. doivent être conservés deux ans à partir de la date d'émission du document. Concernant le contrat d'assurance, il faut ajouter deux ans à sa durée effective : par exemple, s'il dure 10 ans, il faut garder le document pendant 12 ans.

À noter que si vous souscrivez une assurance vie, les documents relatifs à ce contrat devront être conservés pendant 10 ans après la signature du contrat.

Les papiers administratifs professionnels : à vie

Les bulletins de salaire ainsi que les contrats et certificats de travail doivent être gardés jusqu'à la liquidation de la pension de retraite. Mais, à l'image de vos bulletins de paiement de pension de retraite, mieux vaut les conserver à vie. Sans compter que ces différents documents vous permettent également de vous justifier, en cas de contrôle de l'administration fiscale ou de l'inspection du travail.

À noter que les attestations Pôle Emploi sont à garder jusqu'à l'obtention de l'allocation chômage.

La conservation des documents fiscaux : minimum 3 ans

Tous les documents relatifs à la fiscalité doivent être gardés au moins 3 ans à partir de l'année suivant celle d'imposition, car l'administration fiscale peut exercer son droit de reprise (« Possibilité donnée à l'administration de réparer les oublis et les erreurs constatés en matière d'impôts [assiette, recouvrement, calcul du montant »). Il est évidemment possible de les conserver sur une période plus importante.

La dématérialisation, une solution pour les papiers administratifs ?

Quel est le cadre légal de la dématérialisation ?

Le format de conservation d'un document administratif doit être identique à l'original : autrement dit, s'il est transmis sous format papier, il faut le conserver ainsi. Dans ces cas-là, la numérisation et le stockage numérique sont considérés comme une simple copie : de fait, certains organismes peuvent vous demander l'original. À noter qu'une copie de certains documents clés est préconisée pour éviter les risques de perte — notamment pour les diplômes.

Aujourd'hui, beaucoup d'entreprises et d'organisations décident de dématérialiser leurs documents et de les communiquer par mail : cela concerne les relevés de compte bancaire, les différents types de factures (énergie, eau, accès à Internet, avis d'imposition...), etc. Le caractère numérique n'influence pas sa durée de conservation — elle reste la même que sur format papier, quel que soit le document — et il peut être utilisé devant un tribunal au même titre qu'une preuve physique.

Comment organiser ses papiers administratifs sur son ordinateur ?

Si certains documents administratifs vous parviennent par voie numérique, il est nécessaire de les organiser pour éviter de les perdre. Même si la fonction « recherche » est utile, chercher une facture dans une messagerie qui réunit publicités, billets privés et documents officiels n'est pas la méthode la plus judicieuse. Voici nos recommandations :

• Téléchargez sur votre ordinateur — au format PDF de préférence, attestant que vous ne pouviez pas y toucher — tous vos papiers administratifs.
• N'hésitez pas à numériser ceux que vous jugez importants à conserver en copie. Ensuite, créez des dossiers: « Banque », « Impôts », « École », « Factures », etc.
• Hiérarchisez vos documents par date à l'intérieur de ces derniers : vous pouvez choisir de créer des dossiers par mois ou par année.
• Pensez à bien renommer vos PDF pour que leurs titres soient explicites.
• N'oubliez pas d'effectuer une copie sur un disque dur externe de tous ces éléments : vous minimiserez les risques de perte de vos fichiers en cas de panne informatique.

À vous d'adapter votre tri en fonction des dates de vos documents administratifs, de votre jugement, à savoir s'ils nécessitent vraiment des copies ou non... Dans tous les cas, vous débarrasser du surplus vous permettra d'y voir plus clair !