Publié le 2021-12-25 dans Entreprise

De plus en plus d’entreprises généralisent le télétravail dans leur organisation. En toute logique, ce nouveau mode de fonctionnement permet de louer un local moins grand, car tous les salariés ne sont pas forcément présents au même moment sur les lieux. Cependant, si vous désirez faire des économies sur votre loyer en emménageant dans des locaux moins spacieux, vous avez probablement besoin de commencer par effectuer un peu de tri dans les affaires qui se sont accumulées au fil du temps. Voici quelques conseils pour y parvenir.

Communiquer avec les salariés pour que tout le monde participe au débarras du local

Pour commencer, il y a forcément dans vos bureaux des objets laissés par les employés, que vous ne pouvez pas retirer sans leur accord. Afin de désencombrer les lieux de manière efficace, lancez ce travail en organisant une petite réunion avec toutes les personnes qui travaillent auprès de vous. Ce rassemblement vous permettra de bien présenter le projet, d’expliquer que vous allez profiter du fait que beaucoup apprécient le télétravail pour louer des bureaux plus petits et utiliser votre trésorerie autrement.

Expliquez qu’il faudra, pour cela, trier tout ce qui n’est pas vraiment utile dans les bureaux afin de conserver uniquement l’essentiel dans le nouveau local. Argumentez en précisant que dans des pièces moins chargées et mieux rangées, on se sent généralement mieux et on arrive à être plus productif.

De cette manière, vos collaborateurs vont comprendre l’enjeu de ce débarras et en profiter pour repartir sur de nouvelles bases dans vos futurs bureaux. Ils pourront faire leur propre rangement et ne laisser sur place que ce qui doit absolument être à leur disposition sur le lieu de travail.

Arrêter de conserver « au cas où »

Amis, famille : quand faut-il s’inquiéter ?

Dans les entreprises comme dans nos maisons, on garde de nombreuses choses à portée de mains, bien qu’elles ne nous servent jamais. Nos tiroirs sont remplis de smartphones anciens, d’accessoires informatiques en double ou en triple, de documents administratifs qui n’ont plus aucune utilité... Autant d’objets dont on ne souhaite pas se séparer par peur d’en avoir besoin un jour et de le regretter.

Pour réussir à emménager dans des bureaux plus petits et se contenter de l’essentiel, il faut être capable de distinguer l’utile de l’accessoire. Faites votre inventaire et, quand vous savez qu’un clavier qui a plusieurs années d’âge reste inutilisé depuis trop longtemps par exemple, n’hésitez plus avant de vous en débarrasser.

Concernant la partie administrative, vous avez naturellement des obligations en tant qu’entreprise. Vous ne pouvez pas jeter tous les documents qui sont stockés dans vos armoires, car certains doivent être présentés aux autorités en cas de contrôle, par exemple. Cependant, ce n’est pas le cas de toutes les archives que vous avez peut-être pris l’habitude de garder. Ici, nous vous recommandons de demander les conseils de vos comptables / conseillers en gestion. Ceux-ci pourront vous lister ce que vous devez légalement garder et vous rassurer sur la possibilité de jeter plusieurs papiers pour alléger vos cartons de déménagement.

Abandonner le modèle du bureau fixe dans votre nouveau local

Pendant longtemps, les salariés possédaient souvent leur propre bureau, dans une pièce fermée. Ce modèle a été abandonné depuis un certain nombre d’années avec le déploiement de l’alternative « open-space ». Aujourd’hui encore, il peut être utile de penser à la pertinence de nos habitudes, pour les réadapter à nos nouveaux usages.

Concrètement, on n’a pas forcément besoin d’avoir chacun son bureau attitré. Puisque beaucoup de salariés sont amenés à faire du télétravail, vous pouvez réduire le nombre de postes de travail et privilégier l’organisation façon « bureaux mobiles ».

Ici, vous n’avez plus besoin de prévoir autant de bureaux et de chaises que de salariés. Il vous suffit d’en placer suffisamment pour les personnes qui viennent dans le local sur la même journée. Ainsi, ce nouveau choix vous aide à partir plus légèrement, puisque vous n’aurez plus la même quantité de meubles à transporter. Vous bénéficierez de plus d’espace pour ranger vos bureaux, ou y prévoir des zones davantage informelles, pour échanger en groupe par exemple.

Louer un box de stockage

Afin de faire un maximum d’économies, avez-vous pensé à louer un bureau plus petit dans lequel vous placerez seulement ce dont vous avez besoin dans l’immédiat ? Cela peut se concrétiser assez facilement en prenant également un box de stockage en parallèle : les entrepôts qui proposent ce genre de prestation valorisent généralement des tarifs attractifs, cela coûte moins cher que de se placer sur un local professionnel plus spacieux.

Non seulement cette habitude de stocker ailleurs vous permet de faire des économies, mais elle vous aide aussi à mieux organiser les espaces de travail, en revenant à l’essentiel. Vous ne vous encombrez plus la vue et l’esprit avec des armoires imposantes regorgeant de dossiers suspendus, ce qui vous laisse aussi la liberté de faire des choix plus profitables pour le bien-être de chacun (décorer les lieux et même les végétaliser en y ajoutant des plantes).

Demander l’intervention d’un professionnel du débarras

Pour que votre déménagement dans de nouveaux locaux plus petits se déroule de la meilleure façon possible, n’hésitez pas à demander l’intervention d’une société comme Débarras de Maison. Si nous sommes amenés à vider des habitations la majeure partie du temps, nous sommes également missionnés de manière régulière par des professionnels.

Nous pouvons vous aider à retirer tous les meubles encombrants dont vous souhaitez vous débarrasser. Soucieux d’associer à nos débarras une démarche éthique et solidaire, nous proposons toujours de mettre en vente les objets susceptibles d’avoir de la valeur, sachant que la somme récoltée est déduite du montant de notre prestation. De plus, pour les meubles et autres éléments réutilisables, nous restons également en contact avec des associations caritatives auxquelles nous faisons des dons. Enfin, pour les encombrants et les déchets, nous suivons toutes les préconisations réglementaires en matière de recyclage et de tri sélectif, pour réduire autant que possible l’empreinte écologique de chaque prestation.

Afin d’obtenir un devis gratuit et sans engagement pour un débarras d’entreprise avant déménagement, contactez-nous dès à présent.